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ERP知識

    如何進行對ERP實施後的改進

  • 發表時間:2017.10.17 來源:互聯網 瀏覽次數 1819
某家居公司是專業從事客廳、臥室家具的研究、開發、生產與銷售的一家企業。隨著企業規模的快速發展、業務模式的不斷調整和IT技術的突飛猛進,為了適應公司未來業務發展需求,2009年該公司實施Oracle JDE係統,旨在構建一個全新的集成的ERP信息係統作為支撐業務快速發展的內部管理平台。該公司所選擇的Oracle JDE係統當時作為全球第三大的ERP套裝軟件,在家具領域裏擁有比較多的應用實踐,典型應用客戶如Cascade Designs、Simmons、Bassett、RSI、康升、穗寶等。在其他銷售端和生產端靈活多變的產業領域裏,JDE也有過很多的成功應用,比如產品配置複雜多變的OTIS電梯、品類複雜多樣的熱風、業務量巨大的肯德基等等。
然而,該公司的Oracle JDE係統實施並非一帆風順,由於內部和外部的種種原因,該公司的係統上線時間比原定的計劃推遲了幾個月,並由於最初係統目標設置不合理(比如排產到人等)和解決方案在一些點的考慮不周等問題,加上該公司生產工藝手工程度高、作業流程規範度低,產品結構複雜、種類繁多,在生產管理方麵可變因素大、隨機性較強等因素,項目實施推進過程遭遇了一定困難和曲折。
 
為了解決這些問題,該公司積極發動內部力量和尋求外部資源,經過了一年多的係統和管理的持續改進,已經結合該公司的管理現狀進行了相應的改造,實現了以下一些改進:
●應用JDE配置件強大的選配和報價功能來滿足該公司銷售端靈活多變的定製化營銷模式,並將前端獲得訂單快速關聯到工廠的生產排產環節;
●為了滿足市場的效率優先,該公司充分利用了原有開發的門店分銷係統和條碼係統等的功能進行聯動,並通過JDE的開放式接口進行整合;
●構建了產品套件和單件的關聯關係,滿足按單件生產和按成套出庫的管理要求,並簡易化了生產扣料處理的方式;
●初步搭建了財務和業務的集成一體平台,為企業進一步實現財務管控打下基礎。
 
但是由於對Oracle JDE係統的過多開發也帶來了一定的係統應用問題,加上該公司在管理流程和製度上的一些不完善的地方,以及曆史數據的一些不準確、不完整,使得相應的部門不得不投入了大量的人力去跟蹤和修正係統異常或者其他人為錯誤,這些都給愛家家居進一步提高信息係統的應用價值帶來了障礙,使得該公司上下對JDE這套係統充滿了懷疑和不確定的態度。
JDE係統何去何從?該公司啟動了IT評估與規劃項目,將此問題作為重點進行分析研究。通過資料搜集和調研訪談,項目組發現該公司JDE係統應用存在如下幾大類問題
根據項目組對該公司的ERP應用問題的分析了解,目前該公司ERP存在的問題除了一些軟件本身和實施商選擇實施方案的問題外,很大一部分是管理和流程的規範化問題。該公司是一個非常注重銷售端效率的企業,靈活多變的需求響應模式給整個供應鏈和物流帶來比較大的壓力,如果管理上不能有效的配合的話,任何信息係統都是無法達到應有的使用效果的。
某種意義上講,ERP更多的是一種管理理念,涉及到企業全局的資源優化管理,實施ERP的過程是將管理理念規範化、數據化、流程化,並將業務模式固化在軟件係統中的過程。所以要軟件能順暢地使用起來,業務必須與ERP緊密結合起來,借助軟件功能開展日常工作,最終達到以數據說話的目的,避免部門間憑空說話的扯皮風氣,並通過ERP的理念不斷改進企業管理。
企業要往更高層次發展,必然需要有好的管理手段去解決各類焦點問題,包括營銷、內部生產配套、財務運作問題以及更深層的國際化發展問題等。但需要認清的是,這一過程中,係統是工具,企業自身的管理體係才是根本,因此不能隻為了係統而實施係統,而且應該立足管理的本質去改善流程和應用係統。
信息化係統項目實施,人是項目成功很重要的因素。推行信息化就是企業推行一種管理和規範人的行為,肯定會受到各方麵的阻力。一個優秀的信息化係統,是根據企業的實際模式及需求相互結合,相互適應,相互改善而製定的。所以對於信息化項目來說真正能夠實現效益的實體不是係統軟件本身,是軟件的操作者通過規範的業務流程進行良好的應用才給企業帶來效益,沒有實現良好的應用,功能再好的軟件最終也隻能進入“回收站”。如果隻是軟件實施的問題,一個信息化主管就夠了,從軟件安裝調試到應用培訓,至最後使每個涉及信息化項目操作的員工的電腦桌麵都增加一個“程序快捷方式”。但誰來調配操作者使用,應該讓他們以什麽樣的程序來執行?所以,信息化項目實施的關鍵還在於調配人力,協調各部門的工作,需要企業的高層管理者進行宏觀掌控,從管理上推行製度要求,實現多元配合。或者說需要的是“權力配合”與“全力配合”。
 
通過項目組的技術分析和業務模式判斷,該公司當前的信息化應用在係統層麵上可優化的內容主要包含了這幾個方麵:
●配合流程改進對係統進行出庫管理環節的優化;
●根據財務核算需要,調整財務及成本管理方法並對係統模塊進行調整;
●對存在的數據異常問題進行檢查和調優;
●配合基礎數據的整理和規範化推進,對基礎數據進行係統維護,減少人工處理;
●其它應用環節中有影響的問題點的逐步調優。
 
同時,在像該公司這樣一個經營模式靈活性強,生產作業標準化程度低,涵蓋業務板塊廣(分銷、零售、物流、生產、外協等)的集團型公司,要應用好一個標準化的ERP套件,實現對企業的優化管理,是一項龐大而複雜的係統工程。在係統已經實施上線之後進行優化,更是必須綜合考慮各方麵的因素,製定正確的、切實可行的策略,才能保證任務的順利完成。根據項目組的調研分析,7M视频建議該公司如下的推進策略:
 
急用先行,逐步優化
係統優化是一項長期、持續的工程,不可能一蹴而就。7M视频建議愛家家居應當首先選擇對現行業務或管理影響比較大、無法繞過的問題去重點解決,再逐步去考慮其他的對於經營管理有影響的問題點的優化。在優化的過程中,不斷對整體解決方案進行驗證,對發現的新問題及時解決和跟蹤,逐步形成真正切實可行的係統實施方案。
 
先業務後管理
像Oracle JDE這樣的大型ERP係統是一個非常複雜、龐大的軟件平台,因此在應用這樣的套件去支撐業務和變革管理的過程中需要有正確的方法和步驟,一般的原則是由易到難、由業務到管理、再到經營決策等幾個階段。特別對於該公司這樣數據化、規範化基礎比較薄弱的企業,7M视频建議在係統優化的過程中應當更加著重對業務流程和業務處理的規範,隻有當相應的業務數據、業務流程有了一定的基礎之後,再從提高管理和經營決策的角度對係統進行優化。
 
先試點後推廣
因為該公司的係統應用涉及麵比較廣,各個區域不同的門店都通過一個平台來進行訂單的往來,存在各地管理水平差距比較大、溝通困難等主客觀因素,這些不一致性可能會造成對優化工作推進的影響。為了能解決這個問題,7M视频建議采用先試點後推廣的策略,即首先選擇管理基礎比較好、在業務量和業務類型等方麵具有代表性的分支進行試點,檢驗成功後再推廣到其他點。
 
基於此,7M视频初步構思了該公司的信息係統優化藍圖,分三個步驟開展JDE係統優化工作:
第一步:關鍵業務流程優化,確保數據準確,特別是財務數據。
從信息化戰略看,該公司的高速發展必然需要一個數據精確可信的信息平台予以支撐,所以需要優化從分銷到生產以及財務的關鍵業務流程,解決目前係統應用在成本核算方麵存在的核心問題。
同時,結合管理的推進,並通過對該公司JDE係統的檢查診斷,解決一些數據不規範、不完整和數據異常的問題。
第二步:從輔助管理手段提升上進行係統優化。
從橫向業務線條看,在初步理順從總部到終端業務鏈條之後,需要對排產、物料計劃、外貿管理、CRM係統整合等問題進行綜合考慮,優化整個供應鏈,建立快速訂單流轉體係,加快市場響應效率。
這一階段還可以根據實際需要逐步建設Oracle JDE外圍的管理支持信息係統,如BI係統、電子商務門戶等,滿足統計分析報表、網上交易等方麵的要求。
第三步:持續優化,實現係統操作的便捷性和人性化。
持續優化和處理一、二期範圍以外的其他待定的優化問題,改善係統作業的具體過程和可操作性,提升係統作業人員的效率
在以上進行信息係統的改善優化的過程當中,特別需要強調的是,管理和係統優化齊頭並進,兩手都要抓,兩手都要硬。
 
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